Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i ochrony osób zgłaszających naruszenia w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie

Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i ochrony osób zgłaszających naruszenia
w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i ochrony osób zgłaszających naruszenia w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie (dalej zwana Procedurą) ma na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Celem niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości i ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie jest:
− umożliwienie pracownikom, współpracownikom oraz innym osobom objętym niniejszą Procedurą zgłaszania nieprawidłowości dotyczących Biblioteki, również w sposób anonimowy,
− przekazanie pracownikom, współpracownikom oraz podmiotom zewnętrznym jednoznacznego sygnału, że Biblioteka podejmie działania mające na celu wyeliminowanie nieprawidłowości występujących w jej strukturach i ochrony osób, dokonujących zgłoszeń takich nieprawidłowości.

§ 2

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń użyto określenia:
1. Pracodawca — rozumie się przez to Miejską Bibliotekę Publiczną w Jaworznie,
2. Informacja o naruszeniu prawa — rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie, o którym Sygnalista dowiedział się w kontekście
związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia,
3. Działanie następcze — rozumie się działanie podjęte przez Zespół ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa, w tym przez przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń, dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające,
4. Informacja zwrotna — należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
5. Działanie odwetowe — należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście,
6. Sygnalista/Zgłaszający — jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności:
1) pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2) osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
5) stażysta, wolontariusz, praktykant,
7. Przyjmujący — rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie oraz koordynowanie pracy Zespołu ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa,
8. Zespół ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa — rozumie się przez to Zespół powołany do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości. Skład Zespołu może zostać uzupełniany przez inne osoby, w zależności od charakteru sprawy,
9. Osoba, której dotyczy zgłoszenie — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się
naruszenia prawa, jest powiązana,
10. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
11. Osoba powiązana z Sygnalistą — rozumie się osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty,
12. Kontekst związany z pracą — należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,
13. Zgłoszenie wewnętrzne — rozumie się ustne lub pisemne przekazanie informacji o nieprawidłowości i naruszeniu prawa,
14. Naruszenie prawa — należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m. in.:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16,
18) innych naruszeń niż naruszenia, o których mowa w pkt. 1-17, w tym dotyczących obowiązujących w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, w szczególności: nieprzestrzeganie zapisów zawartych w Statucie Biblioteki oraz obowiązującym Kodeksie Etyki.

§ 3

1. Pracownik, który posiada wiedzę o naruszeniu prawa przy wykonywaniu pracy, bądź przy realizacji zadań Biblioteki powinien bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wewnętrznego wskazując okoliczności zaistniałej sytuacji.
2. Ustanawiając Procedurę, Miejska Biblioteka Publiczna w Jaworznie zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń oraz daje gwarancję poufności i ochrony Sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, jak również osobom powiązanym z Sygnalistą.

§ 4

1. Każdy Pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zapoznaje się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych i fakt ten potwierdza własnoręcznym podpisem pod stosownym oświadczeniem, które przechowuje się w aktach osobowych. Druk oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Procedury.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy także osób świadczących pracę na rzecz Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie na innej podstawie niż stosunek pracy, stażystów, praktykantów oraz osób związanych innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy.

Rozdział II
Dokonywanie zgłoszeń – sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 5

1. Osobą uprawnioną do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych jest Sygnalista.
2. Sygnalista może przekazać zgłoszenie Przyjmującemu drogą ustną oraz pisemną.

§ 6

1. Zgłoszeń drogą ustną można dokonać:
1) telefonicznie – pod dedykowanym numerem: 784 024 160. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy,
2) poprzez bezpośrednie spotkanie z Przyjmującym. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania.
2. Zgłoszeń drogą pisemną można dokonać:
1) za pomocą poczty elektronicznej – na adres: naruszenia@mbp.jaworzno.pl,
2) w formie listownej na adres: Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie, Rynek Główny 17, 43-600 Jaworzno z dopiskiem na kopercie: „Naruszenia”.
3. Zgłoszenie drogą pisemną należy dokonać jako zgłoszenie wypełnione na formularzu, stanowiącym załącznik numer 2 do Procedury. Wypełniony formularz należy załączyć do wiadomości e-mail lub przesłać listownie.

§ 7

Zgłoszenie wewnętrzne za pośrednictwem sposobów komunikacji wskazanych w § 6 powinno zawierać:
1) datę zgłoszenia,
2) rodzaj zgłoszenia – dane kontaktowe do przekazania informacji zwrotnej – adres e-mail lub adres korespondencyjny,
3) przedmiot naruszenia prawa,
4) szczegółowy opis zdarzenia naruszającego prawo,
5) datę i miejsce zdarzenia naruszającego prawo,
6) wskazanie świadków, dowodów naruszenia.

§ 8

Przyjęte przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Jaworznie środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:
1) są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie,
2) zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione,
3) pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały, w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

§ 9

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zapisów przewidzianych w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa, w szczególności gdy:
1) nie zachowano terminów i zapisów ustalanych w Procedurze,
2) Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności, gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
3) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe,
4) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę, z uwagi na szczególne okoliczności sprawy np.:
a) możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów,
b) możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa,
c) udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

Rozdział III
Upoważnieni do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
§ 10

1. Do przyjmowania od Sygnalisty zgłoszeń naruszeń prawa zobowiązany jest Kierownik Działu Organizacyjno–Kadrowego lub osoba go zastępująca – dalej zwani Przyjmującymi.
2. Do obowiązków Przyjmującego należy, w szczególności:
1) przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie,
2) wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia,
3) wzywanie Sygnalisty do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania,
4) zapoznanie Sygnalisty z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów,
5) prowadzenie rejestru zgłoszeń według załącznika numer 3 do Procedury, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo,
6) koordynowanie i organizowanie pracy Zespołu ds. działań następczych.

§ 11

1. Do podejmowania działań następczych, w związku ze zgłoszeniem, uprawiony jest w imieniu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie Zespół ds. działań następczych – dalej zwany Zespołem, który dobrany jest w taki sposób, aby przy rozpatrywaniu danej sprawy zapewnić bezstronność i kompetencyjność
działań.
2. Przyjmujący niezwłocznie przekazuje zgłoszenie Zespołowi ds. działań następczych, chyba, że Przyjmujący sam jest w związku z danym zgłoszenie członkiem tego Zespołu.
3. W skład Zespołu wchodzą: Kierownik Działu Organizacyjno–Kadrowego, pracownik Działu Organizacyjno-Kadrowego, Radca Prawny oraz Inspektor Danych Osobowych. Do zespołu mogę być zaangażowani inni pracownicy Biblioteki lub niezależni zewnętrzni konsultanci, w zależności od charakteru sprawy. Członków Zespołu obowiązuje poufność.

Rozdział IV
Obsługa zgłoszeń
§ 12

1. Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych oraz związanych z tym przetwarzaniem danych osobowych jest poufne i obejmuje:
1) zakaz uzyskania dostępu do informacji objętej zgłoszeniem wewnętrznym nieupoważnionym osobom,
2) gwarancję ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenie i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 pkt. 2, dotyczy wszystkich informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenie oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 13

1. Przyjmujący, który przyjął zgłoszenie wewnętrzne, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, potwierdzenie jego przyjęcia. Potwierdzenie to kieruje na podany w zgłoszeniu adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. Obowiązek ten nie istnieje, jeżeli Sygnalista w zgłoszeniu wewnętrznym nie poda adresu
do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie, ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu.
2. Zespół ds. działań następczych przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w maksymalnym terminie, który wynosi:
1) 3 miesiące liczone od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Przyjmującego,
2) 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia (w przypadku niemożności przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia).
– Terminy te nie obowiązują, jeżeli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
3. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informacje o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 14

Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez nadania mu biegu, Przyjmujący zgłoszenie ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję poprzez sporządzenie notatki służbowej.

Rozdział V
Działania następcze
§ 15

1. Działania następcze to działania podjęte przez Zespół w imieniu Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, takie jak np. wszczęcie postępowania wyjaśniającego lub wszczęcie kontroli.
2. W ramach działań następczych Zespół:
1) weryfikuje zgłoszenie,
2) podejmuje komunikację z Sygnalistą, w tym może występować o wyjaśnienia, dodatkowe informacje lub dokumenty,
3) przekazuje Sygnaliście, na wskazany przez niego adres do kontaktu, informację zwrotną, rozumianą jako informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
3. Zespół ma obowiązek podejmowania czynności z zachowaniem należytej staranności.
4. Z każdego podjętego działania następczego powstałego w wyniku zgłoszenia naruszenia Zespół sporządza Protokół z przebiegu dochodzenia wewnętrznego.
5. W przypadku stwierdzenia naruszenia, w drodze podjętych działań następczych, Zespół ds. przeprowadzania działań następczych zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia Pracodawcy o naruszeniu, w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom.
6. Zespół może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu wewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem
wewnętrznym. Zespół informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, wraz z uzasadnieniem a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, odnotowuje się ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze, druk rejestru stanowi załącznik numer 3 do Procedury.

Rozdział VI
Rejestr naruszeń
§ 16

1. Miejska Biblioteka Publiczna w Jaworznie:
1) prowadzi elektroniczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych (załącznik numer 3 do Procedury),
2) jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Przyjmujący zgłoszenia o naruszeniach prawa.

§ 17

1. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia prawa,
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu Sygnalisty,
5) datę dokonania zgłoszenia,
6) informacje o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy.
2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych będą przechowywane przez okres 3 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze lub zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VII
Prawa i ochrona Sygnalisty oraz osób zaangażowanych
§ 18

1. Miejska Bibliotek Publiczna w Jaworznie zapewnia, że Procedura zgłoszeń wewnętrznych i przetwarzanie danych osobowych chronione jest przed dostępem nieupoważnionych osób oraz gwarantuje poufność tożsamości Sygnalisty, osoby zgłoszonej i osób trzecich. Ochrona ta obejmuje wszelkie informacje
pozwalające na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację tych osób.
2. Sygnalista, z tytułu dokonanego zgłoszenia, podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, próbami takich działań oraz groźbami ich zastosowania.
3. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą, zgodnie z ustawą, być podejmowanie działania odwetowe polegające zwłaszcza na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu, pominięciu przy przyznawaniu świadczeń,
4) przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszeniu w obowiązkach, czy negatywnej ocenie pracy,
5) mobbingu, dyskryminacji, niesprawiedliwym traktowaniu.
4. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania nie są działaniami odwetowymi.
5. Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego niż stosunek pracy (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy o świadczenie usług) niedopuszczalne jest:
1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
2) nałożenie obowiązku lub odmowa przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia.
6. W celu zapewnienia ochrony, Sygnaliście przysługują środki wymienione w ustawie, m in.: prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie, czy prawo do zadośćuczynienia.
7. Sygnaliści nie mogą zrzec się swoich praw, ani przyjąć odpowiedzialności za szkody wynikłe z dokonania zgłoszenia, z wyjątkiem świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
8. Przepisy w sprawie ochrony stosuje się również do osób i jednostek organizacyjnych pomagających lub powiązanych z Sygnalistą.
9. Ochrona przewidziana dla Sygnalisty przysługuje również wówczas, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie, organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości Sygnalisty i w związku z tym
ujawnieniem doświadczył on działań odwetowych. Taka ochrona przysługuje pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Rozdział VIII
Ochrona danych osobowych
§ 19

1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony osób zgłaszających jest Miejska Biblioteka Publiczna w Jaworznie.
2. Administrator zapewnia kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (IOD), z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem poprzez adres mailowy: iod@mbp.jaworzno.pl lub
pisemnie na adres korespondencyjny administratora tj. Rynek Główny 17, 43-600 Jaworzno.
3. Niniejsza Procedura i ustawa nie wykluczają ochrony danych osobowych, w tym obowiązków informacyjnych, przewidzianych przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), choć z przepisów ustawy mogą wynikać pewne zasady szczególne.
4. Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z 8 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.
5. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.
6. Zasada opisana w ust. 5 § 19 nie obowiązuje w przypadku prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań, a ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów.
7. Administrator po otrzymaniu od Sygnalisty zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
8. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
9. Administrator przechowuje dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:
1) przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub
2) zakończono działania następcze, lub
3) po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w pkt. 1 i 2.
10. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, Administrator usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane z tym zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Zasada ta nie obowiązuje w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych. Nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
11. Administrator zapewnia, aby Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
12. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 11, Administrator dopuszcza wyłącznie osoby posiadające jej pisemne upoważnienie do takich działań. W zakres czynności osób upoważnionych wchodzi:
1) przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń,
2) podejmowanie działań następczych,
3) przetwarzania danych Sygnalisty i innych ww. osób objętych ochroną poufności. Osoby te mają obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
13. Tworzy się odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów. Dostęp do danych w rejestrze maja tylko i wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych Sygnalistów.

Ewidencja musi zawierać:
1) numer zgłoszenia,
2) przedmiot naruszenia,
3) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu Sygnalisty,
5) datę dokonania zgłoszenia,
6) informację o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy.
Dane w rejestrze będą przechowywane przez 3 lata, licząc od:
1) zakończenia roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze lub
2) zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
14. Nie ma zastosowania art. 14 ust. 2 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych o ochronie danych (o podawaniu źródła pochodzenia danych osobowych lub informacji czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych), chyba że Sygnalista:
1) nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo
2) wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.
15. Nie ma zastosowania art. 15 ust. 1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że Sygnalista:
1) nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo
2) wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.

Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających naruszenie prawa
w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie

Administratorem Pani/a danych osobowych jest Miejska Biblioteka Publiczna w Jaworznie z siedzibą przy Rynku Głównym 17, 43-600 Jaworzno, tel. 32 751 91 92 wew. 2 221, e-mail: poczta@mbp.jaworzno.pl

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/a danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@mbp.jaworzno.pl. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zw. z 8 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów. Pani/a dane są przetwarzane w celu przyjęcia Pani/a zgłoszenia, rozpatrzenia sprawy oraz wykonania innych niezbędnych czynności w ramach zgłaszania naruszenia prawa w Miejskiej Bibliotece Publicznej. Administrator po otrzymaniu od Pani/a zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:
1) przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub
2) zakończono działania następcze, lub
3) po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w pkt. 1 i 2.

Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Przysługuje Pani/u prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie
Pani/a danych do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

Klauzula informacyjna dla osób których dotyczy zgłoszenie o naruszeniu prawa
w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/a danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@mbp.jaworzno.pl. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zw. z 8 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów. Pani/a dane (osoby, której dotyczy zgłoszenie) są przetwarzane w celu rozpatrzenia sprawy oraz wykonania innych niezbędnych czynności w ramach zgłaszania o naruszeniu prawa w Miejskiej Bibliotece Publicznej. Administrator po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:
1) przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub
2) zakończono działania następcze, lub
3) po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w pkt. 1 i 2.

Informuje się, że nie ma zastosowania art. 14 ust. 2 lit f i 15 ust.1 lit g RODO o źródle pochodzenia danych osobowych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której:
1) sygnalista nie spełnia wymogów objęcia go ochroną (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów), lub
2) wyraźnie zgodził się on na ujawnienie swojej tożsamości.
Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania).
Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Przysługuje Pani/u prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie Pani/a danych do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

Klauzula informacyjna dla osób trzecich, których dane osobowe ujawniono w zgłoszeniu
o naruszeniu prawa w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/a danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@mbp.jaworzno.pl. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zw. z 8 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów. Pani/a dane są przetwarzane w związku z ich ujawnieniem w zgłoszeniu o naruszeniu prawa w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jaworznie, w celu rozpatrzenia sprawy oraz wykonania innych niezbędnych czynności w ramach zgłoszenia.
Administrator po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w związku z rozpatrzeniem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:
1) przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań
następczych lub
2) zakończono działania następcze, lub
3) po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w pkt. 1 i 2.

Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 20

1. Niniejsza Procedura została poddana konsultacjom z Przedstawicielami pracowników zgodnie z wymogami art. 24 ustawy.
2. Wszelkie zmiany niniejszej Procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.
3. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaworznie.

Wyświetlenia: 105